Legt eine Einladungsgruppe pro Gästeliste an („Standesamt und alles“, „Trauung und Feier“, „Nur Feier“), hakt an, zu welchen Events jede Gruppe eingeladen ist, und jede Gruppe bekommt einen Link, der nur ihre Events zeigt. In The Private Wedding App, der Plattform für die ganze Hochzeitsplanung mit Einladung, Zusagen, Gästeliste, Sitzplan, Budget, Checkliste und KI-Assistent, verschickt ihr diesen Link dann direkt aus der Gästeliste: „Per SMS senden“ schickt jedem Gast in einem Rutsch seinen Gruppenlink (einmaliges Paket, 500 SMS für 49 €), „Einladung per E-Mail senden“ schreibt allen nach einer Vorschau, und der WhatsApp- oder Telegram-Knopf an jedem Gast schickt seinen Link kostenlos von eurem Handy. Einmal zahlen, lebenslanger Zugang für 189 €, oder ein Monatsabo für 19,99 €. 3 Tage kostenlos testen.
Kaum eine deutsche Hochzeit hat nur eine Gästeliste. Zum Standesamt am Freitag kommen Eltern, Geschwister und Trauzeugen. Die freie Trauung am Samstag um 14 Uhr sehen 80 Gäste, zur Feier am Abend kommen noch Kollegen, Nachbarn und der Sportverein dazu. Und zum Polterabend eine Woche vorher ist sowieso das halbe Dorf eingeladen. Schickt ihr allen denselben Link, lesen die Abendgäste den Ablauf der Trauung, die Kollegen entdecken das Standesamt, und das Zusageformular fragt jeden nach dem Polterabend. Dieser Ratgeber zeigt, wie jede Gästegruppe ihren eigenen Einladungslink bekommt, wie ihr ihn per SMS, E-Mail, WhatsApp oder Telegram verschickt und wie ihr Gast für Gast seht, wer ihn bekommen und wer schon geantwortet hat.
Warum ein Link für alle bei euch nicht funktioniert
Ein gemeinsamer Link reicht, wenn alle zu allem eingeladen sind. Sobald es zwei Listen gibt, arbeitet er gegen euch. Die Abendgäste lesen „14 Uhr freie Trauung, 16 Uhr Sektempfang, 18 Uhr Essen“ und fragen sich, warum sie erst um 20 Uhr kommen sollen. Die Kollegen entdecken das Standesamt im kleinen Kreis. Das Zusageformular fragt jeden nach dem Polterabend, und eure Zahlen für den Caterer stimmen schon nicht, bevor die erste Antwort da ist.
Die Lösung ist keine zweite Einladung. Es ist eine Einladung mit allen Events darin und ein Link pro Gästegruppe, der entscheidet, was der Gast sieht und wozu er zusagt. Cover, eure Geschichte, die Orte mit Karte und der Dresscode bleiben für alle gleich; Ablauf und Zusagefragen folgen der Gruppe.
Wie ihr Tages- und Abendgäste sinnvoll trennt, steht im Ratgeber Hochzeitseinladung für Tages- und Abendgäste, und Standesamt, Trauung und Feier an verschiedenen Tagen geht einen ganzen Fall durch.
Schritt 1: Events anlegen (der Schalter ist standardmäßig aus)
Gruppen gibt es nur, wenn die Einladung mehrere Events kennt. Im Editor öffnet ihr den Tab „Zusagen-Einstellungen“ und schaltet „Diese Hochzeit hat mehrere Events“ ein. Der Schalter ist standardmäßig aus, deshalb finden viele Paare die Gruppen zuerst nicht. Dann legt ihr jedes Event mit Name, Datum, Uhrzeit und Ort an: Standesamt, Freie Trauung, Feier, Polterabend, Brunch.
Ab dann sagen eure Gäste pro Event zu, und die Gästeseite zählt jedes Event für sich: 22 im Standesamt, 84 bei der freien Trauung, 126 bei der Feier, 150 beim Polterabend. Genau diese Zahlen braucht die Location, der Caterer und wer beim Polterabend die Bierbänke stellt.
Was ein Event alles tragen kann (eigenen Dresscode, eigenes Bild, eigene Uhrzeit), zeigt die Seite RSVP für mehrere Events.
Schritt 2: eine Einladungsgruppe pro Gästeliste
Öffnet die Gästeseite. Sobald mehrere Events an sind, erscheint die Karte „Gruppen & Links“. Tippt auf „+ Gruppe hinzufügen“, gebt ihr einen Namen („Nur Feier“, „Polterabend“) und hakt unter „Zu diesen Events eingeladen“ ihre Events an. Eine neue Gruppe ist zu allem eingeladen, bis ihr etwas abwählt. Jede Gruppenkarte hat „Link kopieren“: Das ist der Einladungslink dieser Gruppe, und wer ihn öffnet, sieht nur die angehakten Events und sagt nur zu diesen zu. Die Karten speichern sich von selbst, und mit dem Stift neben dem Namen benennt ihr eine Gruppe um, ohne dass ein schon verschickter Link kaputtgeht.
Eine Gruppe kann noch mehr: einzelne Programmpunkte oder Infobereiche ausblenden und auf dem Cover einen anderen Ort, ein anderes Datum oder eine andere Zeile zeigen. Praktisch, wenn eure Abendgäste schon auf dem ersten Bildschirm „Ab 20 Uhr in der Scheune am Gut Rosenhof“ lesen sollen.
Dann ordnet ihr jeden Gast seiner Gruppe zu. Jede Zeile der Gästeliste hat ein Gruppenmenü, das die ganze Partei auf einmal verschiebt. Importiert ihr eure Liste aus Excel oder Google Sheets, nehmt eine Spalte Gruppe neben die Namen, und alle landen direkt in ihrer Gruppe. Wer über einen Gruppenlink zusagt, kommt von selbst in diese Gruppe. Gäste ohne Gruppe bekommen den normalen Link, der alle Events zeigt: Gebt also allen eine Gruppe, bevor ihr verschickt.
Wie Gäste, Parteien und Begleitungen auf der Liste organisiert sind, zeigt die Seite Gästeliste.
- Tab „Zusagen-Einstellungen“: „Diese Hochzeit hat mehrere Events“ an, alle Events angelegt
- Gästeseite, Karte „Gruppen & Links“: eine Gruppe pro Gästeliste, Events angehakt
- Jeder Gast hat eine Gruppe (Gruppenmenü in der Zeile oder Spalte Gruppe beim Import)
- Öffnet den Link jeder Gruppe in einem privaten Fenster und prüft, was er zeigt
Hochzeitseinladung per SMS verschicken: ein Versand, jeder Gast sein Link
Die SMS erreicht genau die Gäste, die WhatsApp nie öffnen: Oma und Opa, die Großtante, der Nachbar vom Hof gegenüber. Die Karte „Per SMS senden“ auf der Gästeseite schickt jedem Gast in einem Rutsch seinen eigenen Einladungslink, und ist der Gast in einer Gruppe, steht in seiner SMS der Link seiner Gruppe.
Unter „Senden an“ wählt ihr „Alle Gäste“, eine Gruppe oder „Ohne Gruppe“. Wer Gruppe für Gruppe verschickt, schreibt jeder eine passende Nachricht: „Die Feier beginnt um 20 Uhr, alles Weitere im Link“ für die Abendgäste, ein längerer Text für die Familie. Eure Namen stehen automatisch vorn in der SMS („Lena & Jonas: …“), als Absender sehen die Gäste WeddingApp. Bevor etwas rausgeht, zeigt die Karte unter „Was deine Gäste erhalten“ genau die SMS und wie viele Nachrichten der Versand verbraucht. Gäste, die schon eine SMS bekommen haben, werden übersprungen, außer ihr hakt „Auch Gäste, die schon eine SMS bekommen haben“ an, und zwei Gäste mit derselben Nummer bekommen eine SMS.
Eine Nachricht ist eine SMS mit bis zu 160 Zeichen, Link inklusive; ein längerer Text zählt zwei oder drei Nachrichten pro Gast, und die Karte sagt es euch. Umlaute und ß bleiben erhalten, sie gehören zum normalen SMS-Zeichensatz. Es ist ein einmaliges Nachrichtenpaket für eure Hochzeit: 500 Nachrichten für 49 € oder 250 für 25 €. SMS, die der Anbieter ablehnt, werden nicht berechnet. Bei einer langen Liste gehen die SMS auch über ein paar Stunden verteilt raus, von selbst, zwischen 9 und 21 Uhr.
Freigeschaltet sind heute Nummern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Großbritannien, Irland, Frankreich, Italien, den Niederlanden, Belgien, Spanien, Portugal, Dänemark, Schweden, Norwegen, Finnland und Polen. Nummern aus den USA und Kanada sind noch nicht freigeschaltet, ebenso wenig die Türkei, die Golfstaaten, Australien, Mexiko oder Indien: Die Karte zählt diese Gäste als „noch nicht freigeschaltet“, und ihr ladet sie per E-Mail oder WhatsApp ein.
Paket, Länder und Zeichenzählung stehen auf der Seite Hochzeitseinladung per SMS.
Per E-Mail verschicken: alle auf einmal, jeder mit seinem Link
Für Gäste, deren E-Mail-Adresse in ihrer Zeile steht, schickt „Einladung per E-Mail senden“ neben „Liste importieren“ jedem Hauptgast in einem Rutsch seinen eigenen Link: den seiner Gruppe, wenn er in einer ist. Die Abendgäste bekommen also die Einladung zur Feier und die Familie die mit dem Standesamt, über denselben Knopf. Begleitungen bekommen keine eigene E-Mail, und zwei Gäste mit derselben Adresse bekommen eine.
Ihr seht zuerst, wie viele Gäste sie bekommen, und eine Vorschau der genauen E-Mail, dann tippt ihr auf Senden. Die E-Mail kommt von euren Namen „via The Private Wedding App“, und antwortet ein Gast, landet die Antwort in eurem eigenen Postfach. Niemand bekommt sie doppelt, außer ihr hakt „Erneut an Gäste senden, die sie bereits erhalten haben“ an, und Gäste, die keine E-Mails mehr wollen, werden übersprungen. Das ist der Weg, der überall funktioniert, auch für die Verwandtschaft in den USA oder in der Türkei.
Danach steht bei jedem angeschriebenen Gast „Per E-Mail gesendet am“ mit Datum unter dem Namen, und der CSV-Export hat eine Spalte dafür. Gäste ohne Adresse werden nicht mitgezählt: Tragt sie mit dem Stift in der Zeile nach, oder nehmt SMS oder WhatsApp.
Was eure Gäste sehen, wenn sie die E-Mail öffnen, zeigt die Seite digitale Einladung.
Per WhatsApp oder Telegram: ein Tipp pro Gast, kostenlos
Jeder Hauptgast hat in seiner Zeile einen WhatsApp-Knopf. Er öffnet WhatsApp mit der Nummer des Gastes, eurer Nachricht und seinem Link, und dieser Link ist der seiner Gruppe, wenn er einer zugeordnet ist. Ihr schickt von eurem eigenen WhatsApp: kostenlos, und die Nachricht kommt von einer Nummer, die der Gast kennt. Speichert Nummern im internationalen Format (+49 151…, +43 664…, +41 79…), dann öffnet der Knopf direkt den richtigen Chat.
Den Text vor dem Link schreibt ihr in der Karte „WhatsApp-Einladungsnachricht“ oben auf der Gästeseite und tippt auf „Nachricht speichern“: „Hallo, hier sind Lena und Jonas, hier ist unsere Einladung“ sorgt dafür, dass niemand den Link für Spam hält. Ist ein Teil der Familie auf Telegram, stellt ihr „Einladungen senden per“ auf Telegram oder „Beides“, und neben jedem Gast erscheint ein Telegram-Knopf mit demselben Gruppenlink und derselben Nachricht.
Für eine lange Liste tippt ihr auf „Mit dem Versand starten“. Der Versandmodus zeigt alle Parteien mit einem Fortschrittsbalken; ein Tipp auf den Knopf eines Gastes hakt ihn ab, wer noch fehlt, steht oben, und der Fortschritt bleibt gespeichert: Ihr hört bei Gast 60 auf und macht morgen weiter. Was die App nicht macht, ist WhatsApp-Massenversand: WhatsApp erlaubt keiner App, von einer privaten Nummer massenhaft zu senden. Wollt ihr eine Nachricht pro Gruppe, legt pro Gruppe eine WhatsApp-Broadcast-Liste an und fügt den Gruppenlink ein; ein Broadcast erreicht nur, wer eure Nummer gespeichert hat, den Rest übernimmt der Versandmodus.
Knopf, Nachrichtenkarte und Versandmodus stehen auf der Seite Einladung per WhatsApp, Formulierungen im Ratgeber Hochzeitseinladung per WhatsApp versenden.
Sehen, wer sie bekommen und wer geantwortet hat
Verschicken ist die halbe Arbeit, die andere Hälfte ist der Überblick. In der Gästeliste zeigt ein kleines Telefon-Symbol hinter dem Namen, dass eine Nummer gespeichert ist, und „Per E-Mail gesendet am“ mit Datum unter der Zeile, dass die E-Mail-Einladung rausging. Die SMS-Karte zählt die Gäste, die schon eine SMS bekommen haben, und überspringt sie beim nächsten Versand, und der Versandmodus hält euren WhatsApp- und Telegram-Fortschritt Gast für Gast fest.
Für die Antworten lassen sich die Filter über der Liste kombinieren. Wählt einen Status (Alle, „Zugesagt“, „Abgesagt“, „Ausstehend“, jeweils mit Anzahl), dann einen Event-Chip, wenn Zusagen pro Event an sind, dann einen Gruppen-Chip: „Alle Gruppen“, jede Gruppe mit ihrer Anzahl und „Ohne Gruppe“. „Nur Feier“ plus „Ausstehend“ ist genau die Liste der Abendgäste, die noch nicht geantwortet haben. Die Sortierung „Neueste Antworten“ stellt die jüngsten Antworten nach oben, mit „Geantwortet am“, Datum und Uhrzeit.
Nachhaken ist dann ein Handgriff pro Kanal. In der SMS-Karte wählt ihr die Gruppe und hakt „Nur Gäste, die noch nicht geantwortet haben“ an: Das ist eure Erinnerungs-SMS. Für E-Mail schaltet ihr im Tab „Zusagen-Einstellungen“ „Gäste ohne Antwort per E-Mail erinnern“ ein (standardmäßig aus, braucht eine Antwortfrist): Ausstehende Gäste mit Adresse bekommen vor dieser Frist höchstens zwei Erinnerungen, mit ihrem Gruppenlink. Für WhatsApp filtert ihr „Ausstehend“ und geht die Knöpfe noch einmal durch.
Wie Zusagen, Menüs und Allergien in jeder Zeile ankommen, zeigt die Seite Gästeliste.
Welcher Weg für welchen Gast
Ihr müsst euch nicht entscheiden. Alle vier Wege öffnen dieselbe Einladung, und jede Antwort landet in derselben Gästeliste, also mischen die meisten Paare: E-Mail für alle mit Adresse, WhatsApp für Freunde, SMS für die Großeltern und die gedruckte QR-Karte für alle, die Papier wollen. Die QR-Karte lässt sich pro Gruppe drucken, so öffnet auch die Papierversion die richtigen Events.
Eure Gruppen stehen an einem Abend
Legt eure Hochzeit an, schaltet mehrere Events ein, erstellt eure Gruppen und schickt euch den Link jeder Gruppe selbst: In wenigen Minuten seht ihr genau, was die Abendgäste, die Polterabend-Gäste und die Familie vom Standesamt bekommen. Einmal zahlen, lebenslanger Zugang für 189 €: Eure Einladung bleibt online und euer Planer offen, ohne Zeitlimit und ohne Verlängerung. Oder wählt das Monatsabo für 19,99 €. Beide stehen auf der Seite Preise. 3 Tage kostenlos testen.
Alles, was ihr braucht, an einem Ort
Eure Hochzeit selbst zu planen ist absolut machbar.
Seht es euch selbst an.
Entdeckt die ganze Plattform: Einladung, Zusagen mit Menüs und Allergien, Gästeliste, Sitzplan, Budget, Dienstleister, Checkliste, Moodboard, Fotos und der KI-Planer. Ohne Konto.
Komplette Demo ansehen →Wie lade ich manche Gäste nur zur Feier und andere auch zur Trauung ein?
Mit einer Einladung, die beide Events enthält, und einer Einladungsgruppe pro Gästeliste. In The Private Wedding App schaltet ihr im Tab „Zusagen-Einstellungen“ „Diese Hochzeit hat mehrere Events“ ein (standardmäßig aus), legt Trauung und Feier an und erstellt auf der Gästeseite die Gruppen „Trauung und Feier“ und „Nur Feier“. Jede Gruppe hat ihren eigenen Link, und die Abendgäste sehen die Trauung nie.
Kann man die Hochzeitseinladung per SMS verschicken?
Ja, an Nummern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und den meisten Ländern Europas. Die Karte „Per SMS senden“ auf der Gästeseite schickt jedem Gast in einem Rutsch seinen eigenen Link, auf Wunsch Gruppe für Gruppe, mit euren Namen vorn in der SMS. Sie nutzt ein einmaliges Paket: 500 Nachrichten für 49 € oder 250 für 25 €. Nummern aus den USA, Kanada und der Türkei sind noch nicht freigeschaltet: Diese Gäste ladet ihr per E-Mail oder WhatsApp ein.
Kann ich die Einladung an alle Gäste gleichzeitig per E-Mail schicken?
Ja. „Einladung per E-Mail senden“ schickt jedem Hauptgast mit Adresse seinen eigenen Link, den seiner Gruppe, wenn er in einer ist. Ihr seht Vorschau und Anzahl der Empfänger, bevor ihr auf Senden tippt, und bei jedem angeschriebenen Gast steht danach „Per E-Mail gesendet am“ mit Datum.
Kann ich die Einladung per WhatsApp an alle auf einmal schicken?
Das kann keine App: WhatsApp verbietet den Massenversand von einer privaten Nummer. Der WhatsApp-Knopf an jedem Gast öffnet seinen Chat mit dem richtigen Gruppenlink, und der Versandmodus merkt sich, wem ihr schon geschrieben habt. Für gespeicherte Kontakte funktioniert auch eine Broadcast-Liste pro Gruppe mit dem Gruppenlink.
Wie sehe ich, wer die Einladung bekommen hat?
In der Gästeliste steht „Per E-Mail gesendet am“ mit Datum unter der Zeile, wenn die E-Mail rausging, die SMS-Karte zählt und überspringt Gäste, die schon eine SMS bekommen haben, und der Versandmodus hakt WhatsApp- und Telegram-Versand ab. Kombiniert den Filter „Ausstehend“ mit einem Gruppen-Chip, um zu sehen, wer in dieser Gruppe noch nicht geantwortet hat.
Brauche ich für den Polterabend eine eigene Einladung?
Nein. Legt den Polterabend als eigenes Event an und gebt ihm eine Gruppe, etwa „Polterabend“ für Nachbarn und Verein, die nicht zur Hochzeit kommen, und „Polterabend und Hochzeit“ für alle anderen. Jede Gruppe sieht nur ihre Events, und ihr habt für den Polterabend eine eigene Zusagenzahl.
Was sieht ein Gast ohne Gruppe?
Den normalen Link, der alle Events zeigt. Gebt jedem Gast vor dem Versand eine Gruppe, über das Gruppenmenü in seiner Zeile oder eine Spalte Gruppe beim Import. Wer über einen Gruppenlink zusagt, kommt von selbst in diese Gruppe.