Für Standesamt, Trauung und Feier an verschiedenen Tagen mit verschiedenen Gästegruppen erstellt ihr in The Private Wedding App eine einzige Einladung und einen eigenen Link pro Gästegruppe, zum Beispiel Familie, Trauung und Feier, Abendgäste: Jede Gruppe sieht nur ihre Termine, ihre Tage im Ablauf und ihre Uhrzeit auf dem Cover, und sagt nur für ihre Events zu. Jedes Event hat seine eigene Gästezahl, die Menüfrage stellt ihr nur dort, wo gegessen wird, Erwachsene und Kinder werden getrennt gezählt, und der Sitzplan entsteht pro Event. Das kostet einmalig 189 € für lebenslangen Zugang oder 19,99 €/Monat.
Eine Hochzeit in Deutschland, Österreich oder der Schweiz verteilt sich oft auf mehrere Termine und mehrere Kreise. Freitags das Standesamt mit Eltern, Geschwistern und Trauzeugen, danach ein Essen im kleinen Kreis. Samstags die kirchliche oder freie Trauung mit allen, Sektempfang, Kaffee und Kuchen, Dinner, Party, und ab 21 Uhr kommen noch die Kollegen und der Sportverein als Abendgäste dazu. Das sind drei Gästegruppen und vier Termine, und jede Gruppe soll nur das sehen, wozu sie eingeladen ist: Die Abendgäste sollen nicht lesen, dass es um 14 Uhr eine Trauung gibt, und die Feiergäste nicht, dass es am Freitag ein Familienessen gab. Der übliche Weg sind drei gedruckte Versionen und eine Tabelle, in der jemand die Zusagen pro Termin von Hand zählt. Dieser Ratgeber geht es der Reihe nach durch: Gruppen festlegen, jeder Gruppe ihre Einladung geben, Zusagen pro Event sammeln, und für jeden Termin die richtige Zahl, das richtige Menü und den richtigen Sitzplan haben.
Erst die Gruppen, dann die Texte
Bevor ihr irgendeinen Text schreibt, macht die Karte eurer Termine: jedes Ereignis in der Reihenfolge, und bei jedem, wer dabei ist. Eine Gruppe ist dann einfach eine Menge Gäste, die zu genau denselben Terminen eingeladen ist.
Bei den meisten Hochzeiten mit Standesamt im kleinen Kreis reichen drei Gruppen. Wählt die Namen gleich beim Anlegen mit Bedacht, denn eine Gruppe lässt sich später nicht umbenennen.
Diese Aufteilung legt ihr so in den Zusagen für mehrere Events an: ein Event pro Termin, dann eine Gruppe pro Kreis.
Jede Gruppe ihre Einladung, aus einer einzigen Einladung
Drei getrennte Einladungen heißen dreimal dieselben Texte pflegen, und wenn sich die Adresse der Location ändert, müsst ihr an alle drei denken. Sicherer ist eine einzige Einladung, von der jede Gruppe ihren Teil sieht.
In The Private Wedding App schaltet ihr „Diese Hochzeit hat mehrere Events“ ein, legt Standesamt, Familienessen, Trauung, Dinner und Party als Events an, dann eure Gruppen, und hakt für jede die Events an, zu denen sie eingeladen ist. Jede Gruppe bekommt ihren eigenen Link. Die Abendgäste sehen auf dem Cover die Uhrzeit, zu der sie erwartet werden, und im Ablauf nur ihren Teil; die Feiergäste sehen keinen Tab für den Freitag, weil sie an dem Tag zu nichts eingeladen sind.
Auf der Karte jeder Gruppe legt ihr außerdem fest, welche Programmpunkte und welche Info-Rubriken sie sieht: Die Rubrik zum Familienessen bleibt bei der Familie, die Hotelinfos bei denen, die übernachten.
Die Texte für jede Gruppe
Weil jede Gruppe nur ihren Teil sieht, kann ihr Text einfach sein, ohne Entschuldigung und ohne Hinweis auf das, wozu sie nicht eingeladen ist. Für die Abendgäste: „Wir feiern unsere Hochzeit und möchten den Abend mit euch verbringen. Ab 21 Uhr im Gutshof am See.“ Für die Gäste von Trauung und Feier: „Wir sagen Ja, in der Dorfkirche um 14 Uhr, und feiern danach mit euch bis in die Nacht.“
Die Familie weiß ohnehin, dass das Standesamt klein bleibt. Weitere Formulierungen findet ihr in unseren Textbeispielen für die Hochzeitseinladung.
Zusagen pro Event, mit einer Zahl für jeden Termin
Jeder Gast sagt für die Events seiner Gruppe einzeln zu: Die Tante kommt zum Standesamt, aber nicht zum Familienessen, weil sie am Freitagabend noch arbeitet. Jedes Event hat in der Gästeliste seine eigene Zahl, und der CSV-Export hat eine Spalte pro Event.
Mit „Kinder und Babys getrennt zählen“ tragen die Gäste selbst ein, wie viele Erwachsene, Kinder und Babys kommen, so wie Location und Caterer fragen. Wer am Telefon zusagt, den tragt ihr selbst ein: Status auf der Zeile des Gastes, und mit dem Stift die Antwort für jedes Event.
Wie die Liste dabei aussieht, zeigt die Seite Gästeliste.
Menü und Sitzplan nur dort, wo gegessen wird
Die Abendgäste nach Fleisch oder Fisch zu fragen, erinnert sie nur daran, dass sie nicht zum Dinner kommen. In den Zusage-Einstellungen hat jedes Event seine eigene Menüfrage: beim Familienessen und beim Dinner an, bei Standesamt und Party aus. Wer nur zur Party zusagt, sieht die Frage nie.
Der Sitzplan entsteht pro Event: ein kleiner für das Familienessen am Freitag, ein großer für das Dinner am Samstag, jeweils nur mit den Gästen, die dafür zugesagt haben, und schwere Allergien stehen am Platz. Das Caterer-Tagesblatt zeigt Teller pro Menü und Allergien mit Tisch.
Mehr dazu auf den Seiten Menüs und Allergien und Sitzplan.
Gedruckt oder per WhatsApp, immer mit dem Link der Gruppe
Viele Paare im DACH-Raum verschicken die Einladung noch auf Papier. Die QR-Karte der Einladung lässt sich einmal pro Gruppe drucken, und jeder QR-Code öffnet den Link seiner Gruppe: Die Abendgäste scannen und landen auf ihrem Abend.
Für alle, die ihr per WhatsApp einladet, öffnet der Knopf neben jedem Gast seinen Chat mit eurer Nachricht und dem Link seiner Gruppe, sodass niemand aus Versehen den falschen Link bekommt.
Siehe QR-Code-Karten und Einladung per WhatsApp.
- Ein Event pro Termin, mit Datum, Uhrzeit und Location
- Eine Gruppe pro Kreis, mit gut gewähltem Namen
- Jede Gruppe hat nur ihre Events angehakt
- Menüfrage nur bei den Events mit Essen
- Sitzplan pro Event mit Essen
- Eine QR-Karte pro Gruppe, wenn ihr druckt
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Mit Gästegruppen. In The Private Wedding App sind Standesamt und Feier eigene Events, und nur die Gruppe Familie bekommt einen Link, der das Standesamt zeigt. Alle anderen sehen auf ihrem Link nur Trauung und Feier, sagen nur dafür zu, und sehen keinen Tab für den Tag des Standesamts.
Brauchen wir für Tagesgäste und Abendgäste zwei verschiedene Einladungen?
Nein. Eine einzige Einladung mit einem Link pro Gruppe spart euch zwei Versionen. Die Abendgäste sehen auf dem Cover die Uhrzeit, zu der sie erwartet werden, und im Ablauf nur den Abend; wenn sich etwas ändert, ändert ihr es einmal für alle.
Wie zähle ich die Zusagen getrennt für Standesamt, Trauung und Feier?
Mit Zusagen pro Event. Jeder Gast sagt für jedes Event seiner Gruppe einzeln zu, und in der Gästeliste hat jedes Event seine eigene Zahl. Telefonische Zusagen tragt ihr mit dem Stift auf der Zeile des Gastes für jedes Event ein.
Wie formuliere ich die Einladung für Gäste, die nur zur Feier am Abend kommen?
Einfach und ohne Entschuldigung, zum Beispiel: „Wir feiern unsere Hochzeit und möchten den Abend mit euch verbringen. Ab 21 Uhr im Gutshof am See.“ Weil die Abendgäste auf ihrem Link nur den Abend sehen, müsst ihr nichts erklären.
Kann ich die Menüwahl nur beim Dinner abfragen?
Ja. In The Private Wedding App hat jedes Event seine eigene Menüfrage: beim Dinner an, bei Standesamt und Party aus. Wer nur zur Party zusagt, sieht sie nicht, und wer zum Dinner kommt, wählt für sich und jede Begleitung.
Was kostet The Private Wedding App?
Einmalig 189 € für lebenslangen Zugang oder 19,99 €/Monat. Beide enthalten die Einladung mit einem Link pro Gruppe, Zusagen pro Event, Menüs, Gästeliste, Sitzplan pro Event, QR-Karten, Caterer-Tagesblatt, Budget und KI-Assistent.