שולחים את ההזמנה לחתונה בדרך כלל ארבעה עד שישה שבועות לפני האירוע (שמרו את התאריך מוקדם יותר אם יש אורחים מחו״ל), מבקשים תשובה עד שבועיים לפני, ומזכירים למי שלא ענה בשבוע שלפני תאריך היעד, כדי למסור לאולם מספר סופי כפי שנקבע בחוזה. ב-The Private Wedding App (74.90 ₪ לחודש או 659 ₪ בתשלום אחד לכל החיים) כל אורח מאשר הגעה בקישור, עם מנה, אלרגיות ומלווים, הכל נכנס לרשימה אחת עם סינון של מי שעוד לא ענה, כפתור וואטסאפ לכל אורח שולח לו את הקישור שלו מהטלפון שלכם, ותזכורת אוטומטית במייל יוצאת למי שלא ענה לפני תאריך היעד. אין שירות טלפנים ואין SMS: מי שאין לו מייל מקבל תזכורת בוואטסאפ שלכם. ניסיון חינם ל-3 ימים.
אישורי הגעה הם החלק הכי מתיש בתכנון חתונה בישראל. שולחים הזמנה לארבע מאות איש, חצי עונים מיד, רבע עונים «כנראה», ואת הרבע האחרון צריך לרדוף אחריו עד השבוע של האירוע. בינתיים האולם מבקש מספר סופי, והקייטרינג רוצה לדעת כמה מנות טבעוניות. הנה לוח זמנים שעובד, ומה לעשות בכל שלב.
לוח הזמנים
לוח זמנים שמתאים לרוב החתונות בישראל:
מה לשאול באישור ההגעה
כמה שפחות, אבל לא פחות ממה שצריך: שם, מגיע או לא, כמה אנשים, ומנה אם יש בחירה. אלרגיה חמורה שווה שאלה נפרדת, כי היא צריכה להגיע לקייטרינג עם מספר השולחן. ובחתונה עם ילדים, שאלו אם הם ילדים או תינוקות: לתינוקות לא מזמינים מנה.
ב-The Private Wedding App כל אחת מהשאלות האלה היא מתג. אפשר לקבוע לכל אורח כמה מקומות יש לו, למשל «מבוגר אחד ושני ילדים», והוא מוסיף את השמות בעצמו ולא יכול להוסיף יותר. עוד על זה במעקב מנות ואלרגיות.
מה עושים עם מי שלא עונה?
תמיד יש כאלה. לפני שמתחילים לטלפן, סננו את הרשימה ל«ממתינים לתשובה» ושלחו לכל אחד הודעה אישית. הודעה עם השם שלו והקישור שלו עובדת יותר טוב מעוד הודעה בקבוצה.
ב-The Private Wedding App, בשורה של כל אורח יש כפתור וואטסאפ שפותח את הצ'אט שלו עם ההודעה והקישור. «מצב שליחה» מראה מי עוד לא קיבל, ומסמן את מי שכבר שלחתם. אם הפעלתם תזכורות במייל, הן יוצאות לבד, פעמיים לכל היותר, רק למי שלא ענה. ומי שענה בטלפון? משנים לו את הסטטוס ביד ברשימה.
מהאישורים למספר הסופי
כשהמספר מתחיל להתייצב, הקייטרינג צריך שלושה דברים: כמה מגיעים, כמה מכל מנה, ומי אלרגי ובאיזה שולחן הוא יושב. במקום לבנות את זה באקסל, דף המספרים לקייטרינג מרכז את הכל בעמוד אחד להדפסה או ל-PDF.
כפתור «סומן כנשלח» שומר את המספרים ששלחתם, ובפעם הבאה הדף מראה בדיוק מה השתנה מאז. ככה האולם מקבל עדכון של «ארבעה פחות, שניים טבעונים יותר», ולא רשימה חדשה לבדוק מאפס.
כל מה שאתם צריכים, במקום אחד
אפשר לתכנן את כל החתונה בנחת, גם בלי מפיקה.
תראו בעצמכם.
גלו את הפלטפורמה כולה: הזמנה דיגיטלית לחתונה, אישורי הגעה עם מנות ואלרגיות, רשימת מוזמנים, סידורי הושבה, תקציב, ספקים, צ׳ק ליסט, לוח השראה, תמונות האורחים ועוזר ה-AI. בלי לפתוח חשבון.
לדמו המלא ←מתי שולחים הזמנות לחתונה?
בדרך כלל ארבעה עד שישה שבועות לפני החתונה, עם תאריך יעד לתשובה כשבועיים לפני. לאורחים מחו״ל שלחו «שמרו את התאריך» כמה חודשים מראש.
איך עושים אישורי הגעה בלי לטלפן לכולם?
שולחים הזמנה דיגיטלית עם קישור לאישור הגעה, ומזכירים רק למי שלא ענה. ב-The Private Wedding App (74.90 ₪ לחודש או 659 ₪ בתשלום אחד לכל החיים) האישורים נכנסים לרשימה אחת, יש כפתור וואטסאפ לכל אורח ותזכורת אוטומטית במייל למי שלא ענה.
יש לכם שירות טלפנים לאישורי הגעה?
לא. The Private Wedding App לא מתקשרת לאורחים ולא שולחת SMS. מי שעונה לכם בטלפון, אתם מעדכנים אותו ברשימה בלחיצה, ומי שלא ענה מקבל תזכורת במייל או הודעה בוואטסאפ שלכם.
אורח יכול לשנות את התשובה שלו?
כן. הוא פותח שוב את הקישור ושולח מחדש, והתשובה החדשה מחליפה את הקודמת באותה שורה, בלי כפילות.
איך יודעים שאורח הביא איתו את מי שאישר?
אפשר להפעיל כרטיס כניסה אישי: כל מי שאישר מקבל קוד QR, ובכניסה סורקים אותו מכל טלפון וקישור הצ'ק-אין מראה את השם, מספר האנשים והשולחן.