צרו קבוצת מוזמנים לכל צירוף של אירועים (חינה, חתונה, שבע ברכות): הקישור של כל קבוצה מציג רק את האירועים שלה ומאפשר לאשר הגעה רק אליהם. ב-The Private Wedding App כפתור הוואטסאפ בשורה של כל מוזמן פותח את השיחה עם הקישור של הקבוצה שלו כבר כתוב, מצב השליחה מסמן למי כבר נשלח, ו"שליחת ההזמנה באימייל" שולח לכל מוזמן עם כתובת מייל את הקישור שלו בבת אחת. SMS עוד לא פתוח למספרים ישראליים. המחיר: 659 ₪ בתשלום אחד לכל החיים, או 74.90 ₪ לחודש. ניסיון חינם ל-3 ימים.
בחתונה ישראלית יש כמה רשימות, לא אחת. יש את הרשימה של ההורים של החתן ואת הרשימה של ההורים של הכלה, יש את החברים, יש את העבודה. ויש כמה אירועים: חינה עם המשפחה והחברות, החתונה עצמה עם קבלת הפנים, החופה והריקודים, ולפעמים שבת חתן או שבע ברכות רק למשפחה הקרובה. כל זה יוצא בוואטסאפ. הקושי הוא לא ההזמנה, אלא שכל מוזמן יקבל רק את מה שנוגע לו, ושתדעו חודש לפני החתונה מי מכל רשימה עוד לא אישר, בלי לגלול בין מאות שיחות ובלי לשלם לחברת אישורי הגעה. המדריך הזה מסביר איך שולחים לכל קבוצה את הקישור שלה, באיזה ערוץ, ואיך עוקבים אחרי התשובות.
בונים את הקבוצות לפני השליחה הראשונה
קבוצה היא צירוף של אירועים, לא משפחה ולא שולחן. כתבו את האירועים בעמודות ובדקו אילו צירופים קיימים באמת. ברוב החתונות יוצאות שלוש או ארבע קבוצות.
ב-The Private Wedding App הקבוצות מופיעות כשמפעילים את "בחתונה הזו יש כמה אירועים" בלשונית "הגדרות אישור הגעה" בעורך ההזמנה (המתג כבוי כברירת מחדל) ומוסיפים את האירועים. אז מופיע בעמוד המוזמנים הכרטיס "קבוצות וקישורים": "+ הוספת קבוצה" יוצר קבוצה שמוזמנת לכל האירועים, ב"מוזמנים לאירועים האלה" מורידים את מה שלא שייך לה, ו"העתקת קישור" נותן את הקישור שלה.
לכל מוזמן ברשימה יש תפריט קבוצה שמעביר את כל המשפחה שלו יחד. רשימות של ההורים באקסל? מדביקים את העמודות ב"ייבוא רשימה" עם עמודת קבוצה. איך מחברים את כל האירועים להזמנה אחת מוסבר בחינה, חתונה ושבע ברכות בהזמנה אחת, והפיצ'ר באישורי הגעה לכמה אירועים.
וואטסאפ: הקישור של הקבוצה כבר כתוב, מוזמן אחרי מוזמן
אף אפליקציה לא יכולה לשלוח הודעות וואטסאפ בתפוצה מהמספר הפרטי שלכם: וואטסאפ לא מאפשר את זה. מה שכן אפשר הוא שכל שליחה תעלה לכם נגיעה אחת.
בכל שורה ברשימת המוזמנים יש כפתור וואטסאפ שפותח את השיחה עם המוזמן, וההודעה שלכם והקישור שלו כבר כתובים. אם המוזמן בקבוצה, הקישור הוא של הקבוצה שלו, כך שמי שמוזמן רק לחתונה לא רואה את החינה. כשהמספר בפורמט בינלאומי (+972 5...), השיחה נפתחת ישר על האיש הנכון. בכרטיס "הודעת ההזמנה ב-WhatsApp" כותבים את הנוסח שלכם, כדי שידעו ממי ההודעה ולא יחשבו שזו הודעת ספאם, ולוחצים "שמירת ההודעה".
כדי לא לאבד את הספירה, "התחלת שליחה" פותח את מצב השליחה: רשימה של כל המוזמנים עם פס התקדמות. כל מוזמן שלוחצים אצלו על וואטסאפ מסומן כנשלח (או "סימון כנשלחה"), מי שעוד לא קיבל עולה למעלה, וההתקדמות נשמרת, אז אפשר לעצור ולהמשיך מחר. נוסחים מוכנים להודעה באיך שולחים הזמנה לחתונה בוואטסאפ, והפיצ'ר בהזמנות לחתונה בוואטסאפ.
רשימת תפוצה: אחת לכל קבוצה, למי ששמר את המספר שלכם
רשימת תפוצה בוואטסאפ שולחת את אותה הודעה לכמה אנשים, וכל אחד מקבל אותה בשיחה פרטית. הכלל של וואטסאפ: ההודעה מגיעה רק למי ששמר את המספר שלכם באנשי הקשר.
פתחו רשימת תפוצה לכל קבוצה והדביקו בה את הקישור של אותה קבוצה מ"העתקת קישור". למוזמנים של ההורים, שרובם לא שמרו את המספר שלכם, השתמשו במצב השליחה מהשלב הקודם, או תנו להורים לשלוח מהטלפון שלהם עם הקישור של הקבוצה שלהם. כך אף אחד לא מקבל קישור של קבוצה אחרת.
מייל: כל מוזמן מקבל את הקישור שלו, בבת אחת
המייל מתאים לעבודה, למשפחה בחו״ל ולמי שמעדיף לשמור את ההזמנה בתיבה.
הכפתור "שליחת ההזמנה באימייל", ליד "ייבוא רשימה", שולח מייל לכל מוזמן שיש לו כתובת בשורה, עם הקישור שלו: של הקבוצה שלו, אם הוא בקבוצה. המייל יוצא בשמכם דרך The Private Wedding App, והתשובות מגיעות למייל שלכם. לפני השליחה רואים כמה יקבלו ותצוגה מקדימה של המייל עצמו.
אף אחד לא מקבל פעמיים, אלא אם מסמנים "שליחה חוזרת למוזמנים שכבר קיבלו אותה". מתחת לשורה של כל מוזמן מופיע "נשלח במייל" עם התאריך, ובקובץ ה-CSV יש עמודה עם תאריך השליחה. זה כלול בתוכנית. כל הרשימה ברשימת המוזמנים.
ומה עם SMS?
הכרטיס "שליחה ב-SMS" שולח לקבוצה שלמה את הקישור של כל מוזמן בבת אחת, אבל כרגע הוא פתוח רק למספרים מבריטניה, מצרפת ומרוב אירופה. מספרים ישראליים עוד לא פתוחים ל-SMS: הכרטיס סופר את המוזמנים האלה בנפרד ולא מחייב עליהם. למוזמנים בישראל הדרך היא וואטסאפ ומייל.
אם יש לכם משפחה בלונדון או בפריז, ה-SMS מתאים להם, עם הערה אחת: הודעה בעברית נשלחת בקידוד מיוחד, כך שהודעה אחת היא 70 תווים כולל הקישור, וטקסט ארוך יותר עולה שתיים או שלוש הודעות לכל מוזמן; הכרטיס מראה את המספר לפני השליחה. פרטים בהזמנות לחתונה ב-SMS.
מי קיבל, מי ענה ומי חסר
השליחה היא חצי מהעבודה. החצי השני הוא לדעת, שבועות לפני שהאולם מבקש מספר סופי, מי מכל רשימה עוד לא אישר.
- מעל הרשימה משלבים את סינון הסטטוס עם סינון הקבוצה: הקבוצה "המוזמנים של ההורים" יחד עם "ממתינים לתשובה" נותנת בדיוק את מי שצריך להזכיר לו.
- המיון "התשובות האחרונות" שם למעלה את מי שענה עכשיו, עם תאריך ושעה.
- מצב השליחה מראה כמה הזמנות יצאו בוואטסאפ, ו"נשלח במייל" מראה מי קיבל במייל.
- לתזכורת אוטומטית, הפעילו את "תזכורת באימייל למוזמנים שעוד לא ענו" ב"הגדרות אישור הגעה": כבוי כברירת מחדל, צריך תאריך אחרון לתשובה, ושולח לכל היותר שני מיילים לכל מוזמן שלא ענה.
כל מה שאתם צריכים, במקום אחד
אפשר לתכנן את כל החתונה בנחת, גם בלי מפיקה.
תראו בעצמכם.
גלו את הפלטפורמה כולה: הזמנה דיגיטלית לחתונה, אישורי הגעה עם מנות ואלרגיות, רשימת מוזמנים, סידורי הושבה, תקציב, ספקים, צ׳ק ליסט, לוח השראה, תמונות האורחים ועוזר ה-AI. בלי לפתוח חשבון.
לדמו המלא ←איך שולחים את ההזמנה לחינה רק למי שמוזמן לחינה?
מכניסים את המוזמנים האלה לקבוצה שמסומנת לחינה (ולחתונה, אם הם מוזמנים גם אליה). הקישור של הקבוצה מציג רק את האירועים שלה, וכפתור הוואטסאפ או המייל שנשלחים מהרשימה כוללים את הקישור הזה אוטומטית.
אפשר לשלוח את ההזמנה לחתונה לכל המוזמנים בוואטסאפ בבת אחת?
שום אפליקציה לא עושה את זה מהמספר הפרטי שלכם, כי וואטסאפ לא מאפשר. משתמשים ברשימת תפוצה לכל קבוצה למי ששמר את המספר, ולשאר במצב השליחה של The Private Wedding App, שפותח כל שיחה עם הקישור הנכון ומסמן למי נשלח.
אפשר לשלוח הזמנה לחתונה ב-SMS למספרים בישראל?
עוד לא: מספרים ישראליים לא פתוחים ל-SMS ב-The Private Wedding App. ה-SMS עובד כרגע למספרים בבריטניה וברוב אירופה. למוזמנים בישראל משתמשים בכפתור הוואטסאפ של כל מוזמן ובשליחה במייל, ושניהם כלולים.
איך יודעים מי קיבל את ההזמנה?
בוואטסאפ, מצב השליחה מסמן כל מוזמן ושומר את ההתקדמות. במייל, מתחת לשורה של המוזמן מופיע "נשלח במייל" עם התאריך, ובקובץ ה-CSV יש עמודה עם תאריך השליחה.
צריך חברת אישורי הגעה?
לא בהכרח. עם קישור לכל קבוצה, כפתור וואטסאפ לכל מוזמן וסינון של מי שעוד לא ענה, אפשר לנהל את אישורי ההגעה לבד, בלי תשלום לפי רשומה. ההשוואה המלאה ב<a href="/he/blog/wedding-rsvp-price-israel-without-company" style="color:#5B8FA8;text-decoration:underline;text-underline-offset:3px">כמה עולים אישורי הגעה ואיך עושים את זה לבד</a>.