Hochzeitseinladungen verschickt ihr 4 bis 6 Monate vor der Hochzeit, bei einer Hochzeit im Ausland oder vielen anreisenden Gästen 6 Monate vorher. Das Save the Date geht schon 6 bis 9 Monate vorher raus, bei Auslandshochzeiten 9 bis 12 Monate. Die Antwortfrist legt ihr auf 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit, damit Caterer, Location und Sitzplan rechtzeitig ihre Zahlen haben. Eine Woche nach der Frist hakt ihr persönlich bei allen nach, die noch nicht geantwortet haben. Abendgäste bekommen ihre Einladung zur selben Zeit wie die Tagesgäste, nie später. In The Private Wedding App, der kompletten Plattform für eure Hochzeitsplanung, geht ein Link pro Gast oder Gruppe raus, ihr seht pro Event, wer zugesagt hat und wer noch aussteht, und schickt die Erinnerung per WhatsApp mit einem Klick. Die ganze Plattform kostet 19,99 €/Monat oder einmalig 189 € für lebenslangen Zugang, ohne Abo.
Die Einladung ist gedruckt oder gestaltet, die Gästeliste steht, und jetzt kommt die Frage, die fast jedes Paar googelt: Wann verschickt man die Hochzeitseinladung eigentlich? Zu früh, und eure Gäste vergessen die Antwort. Zu spät, und Urlaub, Dienstpläne und andere Hochzeiten sind schneller. Dazu kommen zwei Daten, die genauso wichtig sind wie der Versand selbst: bis wann ihr eine Rückmeldung braucht und wann ihr bei den Stillen nachhakt. Dieser Guide gibt euch den kompletten Zeitplan für Deutschland, Österreich und die Schweiz, vom Save the Date bis zur letzten Zusage, mit den Sonderfällen Hochzeit im Ausland, kurzfristige Hochzeit und Abendgäste, und mit Formulierungen, die ihr direkt übernehmen könnt.
Der Zeitplan: vom Save the Date bis zur letzten Zusage
Rechnet vom Hochzeitstag rückwärts. Der feste Punkt ist nicht der Versand, sondern der Tag, an dem euer Caterer die finalen Zahlen will, meist 2 bis 3 Wochen vor der Hochzeit. Davor braucht ihr die Antworten, davor eine Erinnerungsrunde, und davor genug Zeit, damit eure Gäste Urlaub nehmen, Babysitter finden und Unterkünfte buchen können.
So entsteht der klassische Rhythmus: Save the Date 6 bis 9 Monate vorher, Einladung 4 bis 6 Monate vorher, Antwortfrist 6 bis 8 Wochen vorher. Für Hochzeiten in der Hauptsaison von Mai bis September und an langen Wochenenden plant ihr eher am frühen Ende jeder Spanne.
Wie lange vorher verschickt man die Hochzeitseinladung?
4 bis 6 Monate vor der Hochzeit ist der Standard in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wer ein Save the Date verschickt hat, kann sich bei einer Hochzeit in der Nähe auch auf 3 bis 4 Monate verlassen, weil das Datum ohnehin schon im Kalender steht. Ohne Save the Date solltet ihr nicht unter 4 Monate gehen.
Bei einer Hochzeit im Ausland gilt: Save the Date 9 bis 12 Monate vorher, Einladung spätestens 6 Monate vorher. Flüge, Urlaubsanträge und Unterkünfte brauchen Vorlauf, und viele Gäste buchen erst, wenn sie die Einladung mit allen Programmpunkten haben. Die Antwortfrist bleibt auch bei Auslandshochzeiten bei 6 bis 8 Wochen vorher; nehmt eher das frühe Ende, weil Hotelkontingente und Transfers oft früh bestätigt werden müssen.
Und wenn es schnell gehen muss? Bei einer kurzfristigen Hochzeit mit weniger als 3 Monaten Vorlauf lasst ihr das Save the Date weg und verschickt sofort die Einladung, am besten digital, und kündigt sie vorher mit einem kurzen Anruf bei der engsten Familie an. Die Antwortfrist rückt dann auf 3 bis 4 Wochen vor der Hochzeit.
Hochzeitseinladungen persönlich verteilen statt verschicken? Das ist besonders bei Großeltern und der engen Familie eine schöne Geste. Der Zeitplan bleibt derselbe, nur fangt ihr ein paar Wochen früher an, denn persönliche Besuche dauern länger als ein Postversand. Achtet darauf, dass niemand seine Einladung Wochen nach den anderen bekommt.
Bis wann Rückmeldung? So setzt ihr die Antwortfrist
Die Antwortfrist zur Hochzeit liegt 6 bis 8 Wochen vor dem Fest. Warum so früh? Weil nach der Frist noch die Erinnerungsrunde kommt, dann die Menüwahl, dann der Sitzplan und dann die finalen Zahlen für Caterer, Location und Tischkarten. Eine Frist 2 Wochen vor der Hochzeit lässt euch keine Luft.
Schreibt ein konkretes Datum in die Einladung, kein „bald“ und kein „rechtzeitig“. Formulierungen, die funktionieren: Klassisch „Wir bitten um eure Antwort bis zum 15. Mai 2027.“ Herzlich „Bitte gebt uns bis zum 15. Mai Bescheid, ob ihr dabei seid, damit wir mit euch planen können.“ Locker „Sagt uns bis zum 15. Mai, ob ihr mitfeiert, über euren Link geht es in einer Minute.“
Wenn ihr Menüwahl, Allergien oder Begleitung abfragt, sagt das gleich dazu: „Bitte gebt bei eurer Antwort auch eure Menüwahl und mögliche Allergien an.“ Weitere Texte für die ganze Einladung findet ihr in unseren Text-Beispielen für die Hochzeitseinladung.
Nach der Frist: Erinnerung ohne Druck
Bei fast jeder Hochzeit antwortet ein Teil der Gäste nicht bis zur Frist, meistens nicht aus Desinteresse, sondern weil die Einladung unter anderen Nachrichten verschwunden ist. Wartet eine Woche nach der Frist und meldet euch dann persönlich, nicht mit einer Rundmail an alle.
Eine Erinnerung, die niemanden in Verlegenheit bringt: „Hallo Maria, wir sitzen gerade an Sitzplan und Menü und wollten fragen, ob ihr am 12. Juni dabei seid. Sagt uns gern bis Sonntag über euren Link Bescheid, wir würden uns sehr freuen.“ Kurz, freundlich, mit einem neuen klaren Datum und dem Link, damit die Antwort sofort möglich ist.
Wer auch dann nicht antwortet, bekommt einen Anruf. Und wenn jemand erst nach dem Termin des Caterers zu- oder absagt, klärt ihr das ehrlich und direkt mit eurer Location, nicht mit einer zweiten Rundmail.
Sonderfall Abendgäste: gleicher Zeitpunkt, eigener Link
Abendgäste bekommen ihre Einladung zur selben Zeit wie die Tagesgäste. Eine Einladung, die Wochen später kommt, wirkt wie eine Nachnominierung, und genau dieses Gefühl wollt ihr vermeiden. Auch die Antwortfrist ist für beide Gruppen dieselbe, denn ihr braucht auch für die Feier verlässliche Zahlen, etwa für Getränke, Mitternachtssnack und Shuttle.
Der Unterschied liegt im Inhalt, nicht im Zeitpunkt: Abendgäste sehen nur die Feier, mit Uhrzeit und Ort, ohne Menü und ohne den Ablauf ab der Trauung. Wie ihr die Einladung nur für den Abend formuliert und technisch trennt, zeigt unser Guide zu Tagesgästen und Abendgästen.
So läuft der Zeitplan in The Private Wedding App
Mit einer digitalen Einladung wird der Zeitplan einfacher, weil ein Link alles trägt: von der Einladung bis zum letzten Ablauf-Update. In The Private Wedding App, der kompletten Plattform für eure Hochzeitsplanung, verschickt ihr euren privaten Link mit Programm, Orten, Infos und Zusage in eurem Design. Ändert sich etwas, passt ihr es einmal an, und eure Gäste sehen unter demselben Link die aktuelle Version, ohne dass ihr etwas Neues verschicken müsst.
Für den Versand legt ihr im RSVP-Reiter eure Events an, etwa Trauung, Abendessen und Feier, jeweils mit Datum, Uhrzeit und Ort. Jeder Gast sagt für jedes Event einzeln zu. Unter Gäste, Gruppen & Links bekommt jede Gruppe ihren eigenen Link, zum Beispiel Tagesgäste und Abendgäste, und sieht nur die Events, Programmpunkte und Infos, die ihr für sie freigebt. Mit „Mit dem Versand starten“ geht ihr eure Gästeliste Haushalt für Haushalt durch, schickt jedem über den WhatsApp-Knopf eine vorgetippte Nachricht mit dem richtigen Link, und ein Häkchen merkt sich, wer seine Einladung schon hat.
Für die Frist und die Erinnerung zeigt euch die Gästeseite pro Event, wie viele zugesagt haben, wie viele noch ausstehen und wie viele abgesagt haben. Filtert nach „Ausstehend“, und ihr habt genau die Liste für eure Erinnerungsrunde, wieder mit dem WhatsApp-Knopf pro Gast. Nach dem Termin des Caterers stellt ihr die Antworten auf „Antworten geschlossen“. Die Zusagen fließen mit Menüwahl und Allergien direkt in Sitzplan und Tischkarten.
Und es ist mehr als eine Einladung: Gästeliste, Menüwahl, Sitzplan, Budget, Checkliste, Dienstleister, Tagesablauf, Ortskarten und Gästefotos laufen auf derselben Plattform, mit einer Einladung in bis zu drei Sprachen, in der jeder Gast seine Sprache einmal wählt. Wie eine fertige Einladung aussieht, zeigt die Beispiel-Einladung von Lucie und Javier. Euren eigenen Zeitplan startet ihr hier, für 19,99 € im Monat oder 189 € einmalig. 3 Tage kostenlos testen.
- Programm, Orte und Infos in eurer Einladung eintragen
- Im RSVP-Reiter die Events mit Datum, Uhrzeit und Ort anlegen
- Unter Gäste, Gruppen & Links eigene Links für Tagesgäste und Abendgäste anlegen
- Die Antwortfrist im RSVP-Tab eintragen, 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit: eure Gäste sehen „Bitte antwortet bis“ und das Datum über dem Formular
- Mit „Mit dem Versand starten“ Haushalt für Haushalt per WhatsApp verschicken
- Eine Woche nach der Frist nach „Ausstehend“ filtern und persönlich erinnern
- Nach dem Termin des Caterers auf „Antworten geschlossen“ stellen
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4 bis 6 Monate vor der Hochzeit. Bei einer Hochzeit im Ausland oder vielen anreisenden Gästen spätestens 6 Monate vorher, nach einem Save the Date bei einer Hochzeit in der Nähe reichen auch 3 bis 4 Monate. Ohne Save the Date solltet ihr nicht unter 4 Monate gehen.
Bis wann sollte die Rückmeldung zur Hochzeit sein?
6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit, bei Auslandshochzeiten 8 bis 10 Wochen. So bleibt Zeit für eine Erinnerungsrunde, die Menüwahl, den Sitzplan und die finalen Zahlen, die Caterer und Location meist 2 bis 3 Wochen vor dem Fest wollen. Schreibt ein konkretes Datum in die Einladung, etwa „Wir bitten um eure Antwort bis zum 15. Mai 2027.“
Wann verschickt man das Save the Date?
6 bis 9 Monate vor der Hochzeit, bei einer Hochzeit im Ausland, in der Hauptsaison oder an einem Feiertagswochenende 9 bis 12 Monate vorher. Verschickt es erst, wenn Datum und Location fest gebucht sind. Hinein gehören nur eure Namen, das Datum, der Ort und „Einladung folgt“.
Wann verschickt man die Einladung bei einer Hochzeit im Ausland?
Spätestens 6 Monate vorher, nach einem Save the Date 9 bis 12 Monate vorher. Die Antwortfrist legt ihr auf 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit, eher auf das frühe Ende, weil Hotelkontingente und Transfers oft früh bestätigt werden müssen. In The Private Wedding App sagen Gäste für jedes Event einzeln zu, etwa Willkommensabend, Trauung und Brunch, sodass ihr pro Programmpunkt plant.
Bekommen Abendgäste ihre Einladung später?
Nein. Abendgäste bekommen ihre Einladung zur selben Zeit wie die Tagesgäste und haben dieselbe Antwortfrist. Eine spätere Einladung wirkt wie eine Nachnominierung. Der Unterschied liegt im Inhalt: In The Private Wedding App bekommen Abendgäste einen eigenen Link und sehen nur die Feier, mit Uhrzeit, Ort und ihren Infos.
Hochzeitseinladung verschicken oder persönlich übergeben?
Beides ist üblich. Persönlich übergeben ist bei Großeltern und enger Familie eine schöne Geste, braucht aber mehr Zeit, also fangt ein paar Wochen früher an. Wichtig ist, dass alle ihre Einladung ungefähr gleichzeitig bekommen. Digital per WhatsApp oder E-Mail geht es am schnellsten, und eine gedruckte Karte mit QR-Code öffnet denselben Link.
Was tun, wenn Gäste bis zur Frist nicht antworten?
Wartet eine Woche nach der Frist und meldet euch persönlich, kurz und freundlich, mit einem neuen konkreten Datum und dem Link zur Antwort. Wer dann noch schweigt, bekommt einen Anruf. In The Private Wedding App filtert ihr die Gästeliste nach „Ausstehend“ und schreibt jedem Gast ohne Antwort direkt über den WhatsApp-Knopf.