Como fazer a lista de convidados
do casamento, da planilha à confirmação.

Antes de escrever qualquer nome, defina quantas pessoas cabem no casamento. Esse número vem de dois lugares: o orçamento e o espaço. No Brasil, o buffet costuma ser cobrado por pessoa e é a maior linha do orçamento, então cada convidado a mais pesa. Divida o valor que vocês reservaram para o buffet pelo preço por pessoa e você terá o teto realista.

Depois, confirme a capacidade do salão que vocês gostam. Se o teto do orçamento é 150 e o salão comporta 120, a lista é de 120.

Uma divisão comum é um terço para os amigos do casal, um terço para a família da noiva e um terço para a família do noivo, mas cada casal encontra o seu equilíbrio. O importante é combinar a regra antes, em vez de discutir nome por nome. Se os pais estão ajudando a pagar, é natural que eles tenham uma cota maior.

Combine também as regras gerais: crianças são convidadas ou não? Namorados recentes entram como acompanhantes? Colegas de trabalho, só os mais próximos? Regras claras evitam exceções que viram problema.

Use uma linha por convite, não por pessoa: “Tia Marta e Tio Paulo” é uma linha com dois lugares; “família Souza” é uma linha com dois adultos e duas crianças. Assim você conta convites e pessoas sem confusão.

Coloque o telefone no formato internacional, com +55 e o DDD, por exemplo +55 11 98765 4321. É esse formato que permite abrir a conversa do WhatsApp do convidado com um toque na hora de enviar o convite.

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A lista A tem quem não pode faltar. A lista B tem quem vocês adorariam convidar se houver espaço. Quando as primeiras respostas negativas chegarem (normalmente de 10% a 20% dos convidados não podem ir), você convida a lista B em ordem de prioridade, com tempo suficiente para que ninguém perceba que foi uma segunda rodada.

Decida quem pode levar acompanhante e deixe isso claro no convite. A forma mais elegante é endereçar o convite com os nomes de quem está convidado. Em The Private Wedding App você vai além: define quantos lugares cada convite tem, inclusive adultos, crianças e bebês separados. O convidado lê “Você pode trazer: 1 adulto e 2 crianças” na confirmação e só consegue acrescentar esses lugares.

Se a festa for só para adultos, basta não dar lugares de criança a ninguém. Se for liberada, contar crianças e bebês à parte ajuda o buffet: bebês não recebem prato, crianças podem ter um prato infantil.

Quando a lista estiver pronta, é hora de enviar os convites. Em The Private Wedding App você copia as linhas da sua planilha e cola: nomes, e-mails e telefones são reconhecidos sozinhos, e os duplicados são ignorados. Cada convidado com telefone ganha um botão de WhatsApp que abre a conversa com o link do convite e uma mensagem escrita por você.

Se a sua mãe ou a sua sogra estiverem ajudando com a lista, você pode dar a elas um acesso próprio, só com a lista de convidados e as mesas, sem compartilhar a sua senha.

Esta é a diferença entre uma planilha e uma lista de convidados de verdade. Quando o convidado confirma no convite, a linha dele é atualizada: presença em cada evento, prato, restrições, alergia grave, nome dos acompanhantes, e até um pedido de música. Se ele digitar “Rafa Lima” e você tiver escrito “Rafael Lima”, o app reconhece e atualiza a linha certa, sem duplicar.

Você vê os totais de confirmados, pendentes e recusados, filtra quem ainda não respondeu e lembra cada um pelo WhatsApp com um toque; se ligar os lembretes automáticos por e-mail, os pendentes com e-mail recebem um lembrete 7 dias e outro 2 dias antes da data limite. Quando o buffet pedir o número final, você fecha as confirmações e exporta a lista em CSV ou imprime a folha do dia com os pratos e as alergias.