Für eine Hochzeit im Ausland mit anreisenden Gästen bündelt The Private Wedding App den mehrtägigen Ablauf, die Zusagen und die Flüge an einem Ort: ein Tab pro Tag mit Datum, Locations und Karten, eine eigene Zusage für jedes Event wie Willkommensabend, Trauung und Brunch mit eigener Gästezahl, Menüwahl und Allergien, und eine Flugabfrage in der Zusage, in der jeder Gast Hin- und Rückflug einträgt. Die Ankünfte erscheinen nach Tag und Landezeit sortiert, mit der Personenzahl jeder Partie, und das Caterer-Tagesblatt listet die Flughafentransfers. Das kostet einmalig 189 € für lebenslangen Zugang oder 19,99 €/Monat.
Eine Hochzeit in der Toskana, auf Mallorca, auf Kreta oder an der Algarve ist kein Tag, sondern ein langes Wochenende: Willkommensabend, Trauung, Feier, am Sonntag ein Brunch oder ein Strandtag, und Gäste, die von Hamburg, München, Wien oder Zürich zu ganz verschiedenen Zeiten landen. Viele Paare heiraten vorher standesamtlich zu Hause und feiern die freie Trauung im Ausland, was die Sache nicht einfacher macht: zwei Termine, zwei Gästelisten, ein Budget. Für euch heißt das vier Listen, die nicht miteinander reden: wer zu was kommt, wer was isst, wer wann landet, und was das alles kostet. Unser Ratgeber zum Ablaufplan für die Hochzeit im Ausland erklärt, was eure Gäste wann bekommen sollten. Dieser hier nimmt die ganze Situation: Ablauf pro Tag, Zusage pro Event, Menüwahl und Allergien, Flüge und Ankunftszeiten, und der Moment, in dem daraus Transfers, eine Gästezahl für den Willkommensabend und ein Sitzplan werden.
Das ganze Wochenende, ein Tag pro Tab
Eure Gäste müssen wissen, an welchen Tagen sie da sein sollen, bevor sie Flüge buchen. Der Ablauf wird deshalb in Tage geteilt, jeder mit eigenem Tab und echtem Datum, „Fr. 12. Juni“ statt „Tag 2“, und jeder Programmpunkt hat Uhrzeit, Ort und, wenn ihr wollt, einen eigenen Dresscode.
Die Locations sind eigene Karten mit Adresse und Karte, und jeder Programmpunkt ist mit seiner Location verknüpft: Der Willkommensabend führt zur Terrasse des Hotels, die Trauung zur Kapelle oder zum Strand. Auf einem Gruppenlink sieht ein Gast den Tab eines Tages nicht, an dem er zu nichts eingeladen ist.
Was jeder Tag enthalten sollte und wann ihr welche Version verschickt, steht in unserem Ablaufplan für eure Gäste bei der Hochzeit im Ausland.
Eine Zusage pro Event, nicht eine Zusage zum Wochenende
„Wir kommen“ reicht bei einer Hochzeit im Ausland nicht. Der Onkel landet am Samstagmorgen und fliegt am Sonntag in aller Frühe zurück: Er ist bei der Trauung, aber nicht beim Willkommensabend und nicht beim Brunch. Wer jeden Abend für die ganze Liste reserviert, bezahlt leere Plätze.
Mit Zusagen pro Event legt ihr ein Event pro Programmpunkt an, und jeder Gast sagt für jedes einzeln zu. Jedes Event hat in der Gästeliste seine eigene Zahl. Mit „Kinder und Babys getrennt zählen“ tragen die Gäste außerdem ein, wie viele Erwachsene, Kinder und Babys mitkommen, was Hotel und Location fast immer wissen wollen.
So funktioniert es auf der Seite Zusagen für mehrere Events.
Die Flüge in der Zusage, nicht in der WhatsApp-Gruppe
Transfers, Willkommensabend und späte Ankünfte im Hotel hängen alle an derselben Information: wann jeder Gast landet. In einer WhatsApp-Gruppe kommt sie als Screenshot, und mit der ersten Umbuchung ist sie veraltet.
In The Private Wedding App schaltet ihr die Flugabfrage in der Zusage ein: Direkt nach der Zusage trägt der Gast seinen Hinflug mit Datum und Uhrzeit und seinen Rückflug ein. Für den Gast ist das freiwillig, und wer noch nicht gebucht hat, ergänzt es später in seiner bestehenden Antwort.
Die Karte mit den Ankünften der Gäste, oben in eurer Gästeliste, sortiert alles nach Ankunftstag und dann nach Landezeit: Name, Personenzahl der Partie, Flugnummer und Uhrzeit, dazu der Rückflug. Jeder Tag zeigt, wie viele Personen landen, und die Zeiten stehen so da, wie der Gast sie eingetragen hat, in Ortszeit des Flughafens. Das Caterer-Tagesblatt hat einen Abschnitt für die Flughafentransfers, und der CSV-Export bekommt Spalten für die Flüge, für das Transferunternehmen.
Das ist die Funktion Flüge der Gäste.
Menüwahl und Allergien, in einem Land, in dem der Caterer eure Sprache nicht spricht
Der Caterer in Apulien oder auf Kreta will eine Zahl Teller pro Gericht und eine klare Allergieliste. Eine falsch übermittelte Allergie wiegt im Ausland schwerer als zu Hause.
Wer zum Dinner kommt, wählt sein Gericht, für sich und jede Begleitung, und gibt Allergien an; eine schwere Allergie wird eigens markiert und steht im Sitzplan am Platz des Gastes. Die Menüfrage stellt ihr pro Event: beim Hochzeitsdinner ja, beim Brunch nein. Das Caterer-Tagesblatt zeigt Teller pro Menü, Allergien mit Tisch und die Aufteilung pro Tisch, zum Drucken oder als CSV.
Mehr dazu auf den Seiten Menüs und Allergien und Sitzplan, der pro Event entsteht.
Standesamt zu Hause, Feier im Ausland
Wenn ihr in Deutschland, Österreich oder der Schweiz standesamtlich heiratet und im Ausland frei getraut werdet, sind es zwei Termine mit zwei Gästelisten: das Standesamt oft im kleinen Kreis, das Wochenende im Ausland mit allen.
Beides kann in derselben Einladung stehen. Das Standesamt ist ein eigenes Event, und mit Gästegruppen bekommt nur die Familie einen Link, der es zeigt. Alle anderen sehen nur das Wochenende im Ausland, mit ihren eigenen Zusagen.
Budget in Euro oder in der Landeswährung
Location und Caterer im Ausland arbeiten oft mit Anzahlungen in mehreren Raten und einer Restzahlung vor Ort. Das Budget läuft in einer Währung, die ihr wählt, Euro oder jede andere, etwa Franken für die Schweiz oder Lira für die Türkei, ohne Umrechnung: Ihr tragt die Beträge so ein, wie sie in euren Angeboten stehen.
Jeder Dienstleister kann einen Zahlungsplan haben, Anzahlung, zweite Rate, Restbetrag, jeweils mit Datum und Haken für bezahlt, und die Catering-Zeile rechnet aus den Zusagen und dem Preis jedes Menüs. Siehe Hochzeitsbudget.
- Ein Tab pro Tag, mit dem echten Datum
- Ein Event pro Programmpunkt, mit eigener Gästezahl
- Flugabfrage eingeschaltet, Hin- und Rückflug
- Menüfrage nur beim Hochzeitsdinner
- Infos zu Hotel, Transfers und Geld vor Ort
- Budget in der Währung eurer Angebote, mit Zahlungsplan pro Dienstleister
Alles, was ihr braucht, an einem Ort
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Indem ihr an einem Ort sammelt, was ihr von jedem Gast wissen müsst: zu welchen Events er kommt, was er isst und wann er landet. In The Private Wedding App zeigt die Einladung das Wochenende Tag für Tag, jeder Gast sagt für jedes Event zu, wählt sein Menü und trägt Hin- und Rückflug ein, und alles landet in einer Gästeliste.
Wie bekomme ich die Flugdaten und Ankunftszeiten meiner Gäste?
Über die Zusage statt per Nachricht. In The Private Wedding App schaltet ihr die Flugabfrage ein: Jeder Gast trägt nach der Zusage Hin- und Rückflug ein, und die Karte mit den Ankünften der Gäste sortiert sie nach Tag und Landezeit, mit der Personenzahl jeder Partie.
Für wie viele Personen reserviere ich den Willkommensabend?
Für die, die dafür zugesagt haben und rechtzeitig gelandet sind. Mit Zusagen pro Event habt ihr die Zahl für den Willkommensabend, und mit den Flügen seht ihr, wer am selben Tag zu spät ankommt.
Braucht jeder Tag einen eigenen Ablauf?
Ja, ein Tab pro Tag mit Datum. Eure Gäste suchen zuerst, was an ihrem Ankunftstag passiert. Auf einem Gruppenlink sieht ein Gast den Tab eines Tages nicht, an dem er zu nichts eingeladen ist.
Kann die Einladung auch auf Italienisch oder Griechisch sein, für die Familie vor Ort?
Ja, bis zu drei Sprachen, aus 26 Gastsprachen, darunter Italienisch, Griechisch, Portugiesisch und Spanisch. Jeder Gast wählt seine Sprache, und eine Info-Rubrik kann nur in einer Sprache sichtbar sein.
Was kostet The Private Wedding App für eine Hochzeit im Ausland?
Einmalig 189 € für lebenslangen Zugang oder 19,99 €/Monat. Der Preis ist in jedem Land gleich, und mehrtägiger Ablauf, Zusagen pro Event, Flüge der Gäste, Menüs, Sitzplan, Budget und KI-Assistent sind enthalten.